Pour assurer efficacement la gestion de votre cabinet d’ostéopathie, de nombreuses options s’offrent à vous. Entre le recrutement de collaborateurs et l’acquisition d’un outil informatique de gestion, le choix n’est pas toujours facile.
La gestion d’un cabinet d’ostéopathie est une activité particulièrement éprouvante, notamment en raison des innombrables tâches qu’elle implique. L’ostéopathie est en effet une sorte de thérapeutique manuelle axée sur des manipulations musculaires et osseuses. Cette discipline de la médecine traditionnelle a été créée par le Dr Andrew Taylor Still aux États-Unis au cours du XIXe siècle. Elle sert à lever les blocages articulaires du corps humain afin de lui permettre de fonctionner de façon optimale.
Contre les douleurs vertébrales, articulaires, costales, les traumatismes musculaires, les maux de tête, vertiges, migraines, tendinites et autres troubles liés aux articulations, elle est une solution très efficace. D’ailleurs, au cours de ces dernières années, elle a été davantage sollicitée, car elle présente un taux d’efficacité très élevé. Entre l’organisation de rendez-vous, la réception et le suivi des patients, la gestion de la comptabilité et la fourniture des soins, nombreuses sont les tâches qui reviennent à l’ostéopathe.
Pour assumer toutes ces tâches de façon efficace, vous pouvez vous faire aider par un collaborateur. Il peut s’agir par exemple d’un secrétaire dont le rôle sera d’organiser vos rendez-vous et de gérer toutes les tâches administratives se rapportant à la gestion de votre patientèle. En ce qui concerne les finances de votre cabinet, il vous faudra embaucher un comptable. Entouré de ses compétences, la gestion de votre cabinet d’ostéopathie sera totalement optimisée et vous obtiendrez de bien meilleurs résultats. Cependant, embaucher un secrétaire et un comptable vous reviendra beaucoup plus cher. Une grande partie de vos revenus servira à payer leurs salaires. Opter pour un logiciel pour optimiser son planning apparaît alors comme la solution idéale qui se présente aux ostéopathes.
En réalité, vous avez la possibilité d’assurer seul la gestion de votre cabinet d’ostéopathie, de manière optimale. Tout ce que vous avez à faire est de vous doter d’outils informatiques adaptés à vos besoins. Aujourd’hui il existe en effet des logiciels développés par des fournisseurs spécialisés destinés à vous accompagner dans la gestion de votre cabinet.
La plupart de ces solutions logicielles assurent simultanément les fonctions d’un secrétaire et celles d’un comptable. Elles vous aident à mieux vous organiser et ainsi à vous concentrer sur les soins de vos patients. Pour bénéficier de l’intégralité des fonctionnalités de ces outils numériques, vous devez souscrire un abonnement mensuel dont le tarif est généralement abordable.
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Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion d’un cabinet d’ostéopathie
Sur le marché, vous trouverez de nombreux logiciels de gestion dont le rôle est de vous aider à mieux gérer votre cabinet. Bien qu’ils soient tous destinés à servir à la même fin, pour autant ils ne proposent pas les mêmes fonctionnalités. Celles-ci varient d’un logiciel à un autre. Par exemple, il existe des outils qui proposent exclusivement des fonctions utilitaires de gestion, alors que d’autres vous donnent accès à des services supplémentaires. Ceux-ci sont généralement plus coûteux. Dans tous les cas, tous les logiciels de gestion de cabinets d’ostéopathie possèdent au moins trois fonctionnalités essentielles.
La première est un agenda destiné à favoriser la gestion des rendez-vous. Un outil de suivi des patients sert à collecter et à sauvegarder les données relatives à chaque patient. Enfin, la fonction comptabilité facilite la gestion des transactions et des comptes du cabinet. Réunies dans un même logiciel, ces fonctionnalités vous aident à synchroniser l’ensemble des données recueillies par votre cabinet d’ostéopathie. Vous pouvez ainsi accéder plus facilement aux informations liées à un patient en particulier, mais également les organiser de façon professionnelle.
Fonctionnement d’un agenda professionnel
Fonction de base de tout logiciel de gestion de cabinets d’ostéopathie, l’agenda vous permet de mieux vous organiser et d’optimiser les performances de votre cabinet. Il intègre en effet différentes fonctions, dont la gestion des SMS, des appels, et des rendez-vous entre votre patientèle et vous. En optant donc pour un logiciel de gestion de cabinet, vous offrez la possibilité à vos patients de prendre directement rendez-vous en ligne, en seulement quelques clics.
Généralement, le processus de prise de rendez-vous est assez chronophage, non seulement pour vous, mais également pour le patient. Ce dernier doit en premier lieu contacter le cabinet et se renseigner sur votre disponibilité. À votre tour, vous devez consulter votre agenda avant de fixer un rendez-vous avec lui. Cette tâche, aussi banale soit-elle, peut vous faire perdre beaucoup de temps, surtout lorsqu’elle doit être réalisée plusieurs fois par jour. Avec la fonctionnalité agenda des logiciels de gestion, le patient n’a plus besoin de vous contacter. Il consulte vos plages de disponibilité sur votre plateforme et choisit directement l’horaire qui lui convient le mieux pour une consultation.
Il arrive qu’après avoir pris rendez-vous, les patients ne se rendent pas au cabinet au jour et à l’horaire convenus. Cela peut être dû à un oubli. Or, un rendez-vous manqué est un manque à gagner pour le cabinet. Pour éviter ce genre de situation, les logiciels sont programmés pour envoyer des SMS ou mails de rappel aux patients avant le jour du rendez-vous.
L’outil de suivi des patients : quelle en est l’utilité ?
L’outil de suivi des patients est une sorte de base de données regroupant les « fiches patients » du cabinet. Généralement, il est hébergé par un serveur hautement sécurisé dans l’optique de garantir la sûreté des diverses données qui y sont sauvegardées. Il favorise une organisation optimale des informations, car ces dernières sont enregistrées de façon intuitive.
En seulement quelques clics, vous pouvez ainsi facilement accéder à l’historique des interventions effectuées sur un patient. Grâce à cette fonctionnalité, vous n’avez donc plus à passer des heures à rechercher les fiches d’un patient en particulier. Il arrive également que les professionnels se partagent des informations entre eux. Avec l’outil de suivi des patients, vous pouvez recevoir et envoyer des informations à un confrère. L’avantage de cette synchronisation est qu’elle facilite les diagnostics, mais permet également d’améliorer les traitements fournis à chacun des patients reçus.
La gestion de la comptabilité via le logiciel
Grâce à l’outil de comptabilité, vous pouvez désormais éditer automatiquement les factures de vos prestations et les envoyer par mail à vos patients. Cela vous permet de gagner un temps précieux. De plus, les factures et autres documents comptables produits par le logiciel sont tous authentiques puisqu’ils comportent toutes les mentions légales rendues obligatoires par la législation. Entre autres, il permet de générer une déclaration 2035, d’organiser vos archives ou encore d’exporter votre comptabilité numérique vers votre agence comptable. Il vous aide également à réaliser l’historique de vos recettes, dépenses et immobilisations.
En dehors de ces trois fonctionnalités, certains logiciels sont destinés à favoriser l’optimisation de votre site web, et par conséquent à développer votre patientèle. Le rôle de l’optimisation est en effet d’améliorer la visibilité de votre cabinet sur internet. Lorsque les internautes rechercheront un cabinet d’ostéopathie sur les moteurs de recherche, vous apparaîtrez sur la première page des résultats. Or, il est prouvé que la grande majorité des internautes ne cliquent que sur les liens figurant sur la première page. Cette fonctionnalité vous permet indirectement d’améliorer le chiffre d’affaires de votre cabinet.
Comment choisir un logiciel de gestion d’un cabinet d’ostéopathie ?
De nombreux critères peuvent influencer le choix d’un logiciel de gestion. Tout d’abord, vous devez tenir compte de son origine, c’est-à-dire l’entreprise qui l’a conçu. En réalité, il existe de nombreux logiciels de gestion de cabinets qui ont été conçus par des techniciens très doués, mais qui ne correspondent pas aux besoins quotidiens des ostéopathes. Généralement, ce sont des outils généralistes pouvant être utilisés aussi bien par un dentiste que par un professeur de yoga. Ils ne tiennent donc pas compte des spécificités relatives à la profession de l’ostéopathe.
Pour éviter toutes déconvenues, assurez-vous que le logiciel que vous êtes sur le point de vous procurer est réellement conçu pour la gestion d’un cabinet d’ostéopathie. Pour offrir une meilleure expérience d’utilisation à leurs cibles, certaines entreprises font appel à des ostéopathes expérimentés dans le cadre de la conception de leurs logiciels. L’objectif de cette démarche est de mieux comprendre les besoins et les réalités des professionnels afin de leur proposer un outil sur mesure.
Vous devez ensuite prendre en considération le niveau de sécurité garanti par le logiciel. Il est en effet capital que vos données ainsi que celles de vos patients soient bien protégées. Pour cela, vous devez vous assurer que l’hébergement de votre plateforme est géré par une entreprise qui dispose des certifications ISO 27001, HDS et RGPD. Ces homologations prouvent que les technologies les plus sophistiquées ont été utilisées pour la gestion des informations de vos patients.
L’ergonomie est également un facteur primordial qui mérite d’être pris en compte. À cet effet, vous devez vérifier si le logiciel offre une interface intuitive, et surtout s’il est utilisable à la fois sur un smartphone, un ordinateur et tout autre dispositif technologique. N’hésitez pas à demander une période d’essai afin de vous assurer qu’il est effectivement adapté à vos attentes. Pour finir, il faudra tenir compte du prix du logiciel. Évitez les tarifs trop bas, car cela signifie probablement que les fonctionnalités proposées sont limitées. Le coût annuel moyen d’un logiciel de gestion de cabinet d’ostéopathie est de 600 euros.
